Il n’y a pas longtemps, j’ai livré la liasse fiscale de notre société aux services des impôts français. L’occasion pour moi de revenir sur une expérience dont je n’ai pas encore parlé ici.

Introduction

Tout d’abord, il faut remettre un peu de contexte. La première question qui doit vous venir à l’esprit, c’est : « Qu’est-ce que cette histoire de société ? » Et bien, laissez-moi vous l’expliquer…

Contexte

En 3e année (1re année de cycle ingénieur), à Polytech Nancy, on doit participer à un projet. C’est une mission qui s’étale sur toute l’année et qui vise à mobiliser les étudiants sur diverses problématiques. Bien que l’école propose des projets, à l’origine, le but est plutôt de trouver une problématique auprès d’un acteur industriel. C’est dans ce cadre qu’avec mes compères Louis Miclo et Florent Ackermann, nous nous étions lancés dans cette épopée : la création d’un bar.

En effet, un professeur de l’école, M. Marc Michel, propose un cursus pour initier les étudiants à l’entrepreneuriat. Et le plus beau, c’est que ce cursus permet de valider le projet de 3e année. Donc, si on récapitule, on a :

• 3 fous qui veulent créer un bar ambulant
• 1 professeur et 1 tuteur qui les motivent pour sauter le pas
• Beaucoup de temps alloué à ce projet

Tous les ingrédients étaient réunis pour lancer une machine qui n’allait pas s’arrêter de sitôt.

La création

Donc, après quelques mois de réflexion, nous avons commencé à entreprendre les démarches pour créer une société. Une SAS pour être plus précis.

La déclaration

Nous sommes passés par la très longue route de la déclaration. Après une publication dans un journal accrédité (on avait choisi Le Républicain Lorrain), et un passage au tribunal de commerce, on avait enfin notre société.

Je m’étais occupé de toutes les démarches pendant que les gars cherchaient des moyens de construire efficacement la remorque (normes, matériaux). Cette expérience m’a donné le goût d’en apprendre un peu plus sur le cadre légal qui nous entoure. Et bien que la situation ne soit pas aussi infernale dans d’autres pays pour déclarer sa société, ce que j’ai appris est assez facilement transposable à d’autres situations dans mon futur.

Enfin, la chose la plus importante que j’ai apprise : il faut un comptable. C’est juste inquiétant le temps qu’on a perdu là-dessus. Pourtant, je n’étais pas inefficace. On manquait juste d’informations. Aujourd’hui, on les a, mais on en a trop. On aurait dû se faire accompagner pour obtenir le strict nécessaire et gagner du temps pour le dépenser sur d’autres tâches beaucoup plus utiles pour nous.

La division du travail, c’est très important, et on l’a appris à nos dépens !

La construction

Puis nous avons dû entamer la construction de la bête.

Heureusement pour nous, l’école est équipée d’un département technique (DT) très bien fourni.

Nous avons donc passé notre mois de juin à usiner, découper et visser à l’intérieur du véhicule. C’était l’occasion de remettre en pratique plusieurs enseignements qu’on nous avait dispensés en PeiP à Polytech Nancy. Avec ça et un peu d’aide d’amis et du personnel, on a avancé très rapidement.

Et après plusieurs jours de sueur, notre truck était prêt pour le service.

Premier service

Il était temps pour nous de montrer au monde ce que nos esprits (malades) avaient conçu.

Grâce à M. Michel, nous avions pu présenter notre projet à plusieurs acteurs de l’école, notamment le directeur et la responsable communication (nouvelle à ce moment-là).

Polytech nous avait déjà bien aidés par rapport au DT et à la place qu’on occupait derrière ce dernier. Après discussion, il a été décidé qu’on ferait notre première sur le parking de l’établissement.

Pour nous, c’était royal : un petit pécule pour renflouer les caisses suite aux grosses dépenses ; commencer sans stress notre première expérience en tant que barman ; pouvoir corriger rapidement des oublis.

C’était notre premier service !

La moindre des choses qu’on peut dire, c’est qu’il allait être très différent des suivants.

Opérer

En effet, nos prestations suivantes étaient plus réelles et avec des inconnus. Ici, pas de possibilité d’oublier quelque chose et d’aller le rechercher. C’est le monde réel, et il fallait qu’on soit prêts constamment.

Est-ce que vous sentez qu’on est prêt sur cette photo ?

Le plan de base

On avait donc un plan. À l’origine, on prévoyait de tourner autour de Nancy, dans des petites communes de Meurthe-et-Moselle, et pourquoi pas de Moselle si elles sont assez proches.

On a commencé par faire une liste des communes intéressantes sur un périmètre assez large, et en écrémant avec divers paramètres (tailles, présence d’un débit de boisson, etc.), on s’est retrouvé avec une liste assez conséquente de communes à contacter.

Sauf que chaque municipalité a la possibilité d’accepter ou de refuser notre venue. Et beaucoup ont préféré faire les morts ou ne pas répondre. Mais plutôt que d’accabler certains, je préfère remercier les communes qui nous ont acceptés :

• Sommerviller
• Château-Salin
• Raling
• Rohrbach-lès-Bitche
• Œting

Merci beaucoup à leurs équipes municipales d’avoir accepté notre expérience un peu folle.

Ceci étant dit, quand on place les différents points sur la carte, on se rend compte qu’ils sont tous très éloignés de Nancy, à part Sommerviller, mais ce dernier n’étant pas rentable, on a arrêté de le servir. Donc, nous nous retrouvions avec 100 % de nos communes en Moselle et un QG à Nancy.

On s’est donc décidé à déménager chez Florent, à côté de Bitche, où ses parents ont très gentiment accepté de nous loger à titre gratuit. Cela avait pas mal changé nos plans. Et notre manque d’organisation, où rien n’avait été calculé à l’avance, n’arrangeait pas les choses.

Une situation catastrophique

En fait, la situation était telle qu’on se retrouvait souvent à faire des énormes journées de 12 heures de travail peu efficaces. Plusieurs fois, on a été obligés d’annuler ou de décaler des événements parce qu’on n’avait pas anticipé telle contrainte météorologique, ou telle dépense inutile de temps qui a un rendement excessivement bas.

Pour décrire notre désorganisation très simplement :

• Pas d’organigramme : personne n’était responsable de quoi que ce soit, et ça donnait souvent lieu à des situations où rien n’était fait (ou trop tard), car personne n’en était responsable.
• Pas de processus : on mettait 1h30 à déballer notre fond de commerce, et à peu près autant à tout remballer pour partir. Soit l’équivalent de plus de 3 heures de travail inefficace à trois qui ne rapporte pas d’argent. Tout ça parce que rien n’était normalisé. Du stockage à la vente jusqu’à la gestion des déchets : tout était fait au hasard.
• Une gestion des stocks épouvantable
• Un lieu de travail désagréable

Vous ajoutez à ça le fait que j’ai abandonné les gars deux semaines pour travailler sur un autre engagement légalement beaucoup plus urgent, et vous obtenez un cocktail explosif qui nous aurait tous menés à notre propre perte si nous n’avions pas discuté pour reprendre la situation en main.

Après coup, ce passage m’a vraiment appris à gérer le stress et à prioriser les tâches. Avec le recul, j’aurais pu éviter cette superposition en m’organisant mieux et en osant dire non à ce projet parallèle qui s’enlisait.

Le Lean nous a sauvés

Donc, on se retrouve avec une situation catastrophique, et encore plus d’un mois à servir.

Il fallait agir. Et pour ce faire, on a puisé dans les cours de la spécialité M3 tenus par Philippe Weber à Polytech Nancy, que Florent et Louis suivaient depuis déjà un an. On allait appliquer des éléments et des bonnes pratiques du lean.

Lean, en anglais, ça signifie « maigre ». Et c’est tout le but de la démarche. On veut amaigrir le temps qu’on alloue inutilement à des tâches. On veut diminuer notre charge mentale et se sentir heureux de faire ce qu’on fait. Parce qu’à la base, ce projet, c’est un délire d’étudiants, pas une plaie. Et pourtant, on traînait là un fardeau qui était plus qu’améliorable.

Se responsabiliser

Dans un premier temps, on a tous vidé notre sac. Je me suis excusé auprès des gars d’avoir été absent. Ma démarche était critiquable, et bien que je la pense justifiée, je comprends qu’elle soit difficile à accepter. C’est pour ça que j’ai accepté toutes les critiques qu’on m’a livrées, car elles étaient entendables.

Dans un deuxième temps, avec tout ça, on a fixé des rôles. Chacun était responsable de quelque chose dans la société :

• Florent gérait la logistique, vu qu’on utilisait sa voiture
• Louis gérait la nourriture
• Je gérais les boissons On a un peu tourné pour que ça corresponde à chacun, et l’entreprise ne s’en est que mieux portée.

Ranger et organiser avec les 5S

Les 5S sont une des pratiques du Lean. C’est celle qui, à mon avis, nous a le plus servi sur le temps court. Ça consiste en :

• Seiri (整理) = Supprimer. On a supprimé tout le superflu de la remorque. La trancheuse qui prenait une place monstre et qui nous permettait uniquement de passer pour des professionnels auprès des clients a été rangée dans un endroit où il était beaucoup plus pratique de l’utiliser et de la nettoyer. Avec ça, une myriade d’objets qui n’avaient pas leur place ont disparu, créant un espace de travail beaucoup plus sain.
• Seiton (整頓) = Situer. Les gars avaient déjà entrepris d’étiqueter les espaces de rangement. On a juste eu à optimiser le tout pour éviter de se marcher constamment dessus.
• Seiso (清掃) = Faire scintiller. Une routine propreté a été mise en place chaque jour d’opération, avant le service. Tout était nettoyé, des ustensiles jusqu’au sol. Tout était désinfecté. Nous étions beaucoup plus hygiéniques qu’avant, et le travail n’en était que plus agréable (c’est étrangement moins triste de travailler quand on n’a pas les chaussures qui collent au sol sale de la veille).
• Seiketsu (清潔) = Standardiser. Tout était consigné dans un document pour ne rien oublier au départ, gérer les stocks, les ranger, vider le superflu et nettoyer avant quoi que ce soit.
• Shitsuke (躾) = Suivre. Bien qu’on n’était pas parfaits au niveau du suivi, la stratégie avait plus que porté ses fruits.

Résultat : on est passés de 12 heures et plus de travail par jour à plus que 6 bien rentabilisées. Tout était à sa place. Le travail était devenu plus agréable.

Notre entreprise n’était pas un immense complexe industriel, mais appliquer ces stratégies nous a sauvé la vie. Il existe bien d’autres pratiques Lean exécutables à la carte (selon les besoins de chacun), et nous avons trouvé notre compte avec ce peu d’organisation.

Et après

Aujourd’hui, nous sommes à 5 mois du dernier service du bar. La liasse fiscale a été déposée et nous nous tournons vers la liquidation à l’amiable de l’activité. Ce n’était pas rentable en termes d’investissement en temps. En argent, on s’y retrouve un petit peu. Louis a fait un dernier événement en septembre qui a permis d’équilibrer les comptes. Si bien que si l’on vend la remorque (ce qu’on veut faire), on serait en positif d’une centaine d’euros.

Conclusion

Cette expérience a été une immense claque de réalité par laquelle on est tous ressortis grandis. Je remercie vivement les personnels de l’école qui nous ont aidés, ainsi que les communes qui ont accepté de nous accueillir.

Pour ma part, j’en ai tiré un certain attrait pour le lean. Je m’intéresse encore beaucoup à ce sujet, bien que ça ne soit pas ma spécialité. Ça nous a tellement sauvé la vie que j’essaie d’appliquer certains des préceptes dans ma vie de tous les jours pour mieux m’organiser.

Les 3 règles du futur entrepreneur

On peut tirer trois règles de cette expérience :

• Bien s’entourer pour gagner du temps (comptable) et avoir des retours d’expérience sur des expériences similaires pour apprendre des erreurs des autres.
• Avoir un framework d’organisation clair sans pour autant être dogmatique : lean, kanban, kaizen, SCRUM, SAFe, etc. Mes préférences allant aux trois premiers.
• Faire un produit minimum viable (MVP) le plus tôt possible pour itérer, rendre compte et corriger plus rapidement, facilement et efficacement.

J’espère que cet article vous aura plu.